Kad zavirimo na platforme za traženje posla, primjećujemo da su u Hrvatskoj među traženijim administrativne pozicije. Jedna od njih je i office menadžer ili voditelj ureda koju, prema istraživanju američke tvrtke za traženje poslova Zippia, odabire čak 86,5 posto žena i samo 14 posto muškaraca.
Primarna uloga office menadžera je glatko funkcioniranje svih aspekata ureda pa je na prvi pogled sličan poslu tajnice, odnosno tajnika. No, samo naizgled jer se ove pozicije razlikuju po odgovornostima, opsegu posla, kao i po potrebnom stupnju obrazovanja te plaći. Dali smo si zadatak da istražimo koje su točno njihove sličnosti i razlike.
Tajnik/ca vs. office menadžer
Primarni posao tajnika, odnosno tajnice, je pružanje podrške office menadžerima ili rukovoditeljima te obavljanje osnovnih zadaća recepcionara. To su javljanje na telefon, zakazivanje sastanaka, pisanje izvješća, popunjavanje dokumenata u ime menadžera, ali i odgovaranje na mailove te zaprimanje pošte. Zadaci tajnice mogu varirati ovisno o tvrtki u kojoj rade. Primjerice, tajnik u stomatološkoj ordinaciji imat će nešto drukčije zadatke nego tajnik u tvrtki za programiranje video igara.
S druge strane, od office menadžera očekuje se da upravlja radnim procesom cijelog ureda kako bi potaknuo produktivnost administrativnog osoblja. Zaposleni na ovoj poziciji blisko surađuju sa zaposlenicima kako bi osigurali nesmetano funkcioniranje operacija. Također, uvijek moraju biti svjesni napretka svih projekata i izravno izvještavati glavnog izvršnog direktora ili druge rukovoditelje na visokoj razini. Za primjer ćemo uzeti jedan oglas za posao office menadžera čiji su očekivani zadaci; koordinacija operativnih uredskih poslova, priprema poslovnih izvješća, nabava uredskog materijala, održavanje komunikacije s potencijalnim i novim klijentima, zaprimanje stranaka, organiziranje i zakazivanje poslovnih sastanaka i, naposljetku, održavanje profesionalnog ugleda ureda.
Poseban obrazovni program
Kada je riječ o stupnju obrazovanja potrebnog za posao tajnika/ce, najčešće je dovoljna završena srednja škola. No, prema oglasima za posao na online platformama, neke tvrtke traže i višu stručnu spremu. Naravno, sve ovisi o tipu tvrtki u kojoj se tajnica, odnosno tajnik zapošljava. S obzirom na veću odgovornost i obujam posla, od office menadžera se očekuje da imaju viši stupanj obrazovanja poput sveučilišnog/stručnog prvostupnika ili magistra.
S tim se slaže i mr. sc. Dubravka Maras, MBA, viša predavačica i voditeljica studija Poslovanje i upravljanje na Veleučilištu Baltazar Zaprešić (VBZ).
- S pojavom korporacija i tranzicijom ekonomije i društva od voditelja/voditeljice ureda se očekuje multitasking, jake ‘meke vještine‘, poznavanje procesa, specifična ekonomska znanja. To podrazumijeva mnogo više od klasičnog, davno napuštenog, stereotipa tajnica koje su uglavnom bile fokusirane na svog nadređenog i vrlo jednostavne radne zadatke – objasnila je Maras.
Office menadžeri su itekako potrebni na današnjem tržištu rada, dodaje Maras, zato je Veleučilište Balzatar Zaprešić osmislilo poseban program za sve one koji žele napraviti zaokret u svojoj karijeri ili usavršiti stečeno znanje. Riječ je o trogodišnjem studiju smjera Menadžment uredskog poslovanja. Kako je objasnila Maras, ovaj studij zapravo je nastavak na raniji studijski program koji se izvodio na Veleučilištu Baltazar, a koji je bio usmjeren na obrazovanje poslovnih tajnika.
‘Meke vještine‘
Posebnost usmjerenja Menadžment uredskog poslovanja je, navodi Maras, taj što, uz temeljna znanja iz područja ekonomije, studenti stječu i ostala znanja koja se u poslovnoj operativi svakodnevno traže. Studij tako stavlja naglasak i na kolegije iz informacijsko-komunikacijskih tehnologija, menadžmenta, prava, etike i društvene odgovornosti.
Office menadžer se, dakle, ne može „svrstati u isti koš“ s poslom tajnika/tajnice jer su njegovi zadaci puno opsežniji i zahtjevniji. Kao što je Maras spomenula, među najvažnijim vještinama voditelja ureda su "meke vještine" ili soft skills. Kako office menadžer mora brinuti o svim zaposlenicima u administrativnom odjelu neke tvrtke, važno je da ima razvijene ugodne međuljudske vještine, što podrazumijeva sposobnost slušanja, empatiju te učinkovito upravljanje konfliktima i stresom u radnom okruženju.
Sve ove vještine omogućuju office menadžerima da pronađu posao kod širokog spektra poslodavaca. To su, kaže Maras, javna uprava i jedinice regionalne i lokalne samouprave, javna poduzeća, privatne tvrtke, udruge i nevladini sektori koji se bave provedbom projekata.
S obzirom na to da voditelji ureda imaju opsežnu obrazovnu pozadinu i veću odgovornost, njihova plaća veća je od plaća tajnica. Prema podacima stranice World Salaries, prosječna plaća office menadžera u 2023. u Hrvatskoj iznosi oko 1570 eura, dok je prosječna plaća za poziciju tajnice oko 780 eura. Plaća office menadžera može iznositi oko 2500 eura, što je oko 1200 eura više od najveće plaće za posao tajnice.
Fleksibilnost studiranja
Smjer Menadžment uredskog poslovanja, ističe Maras, jedinstveni je studijski program koji se u ovom obliku može studirati samo na Veleučilištu Baltazar, a najčešće ga upisuju izvanredni studenti koji već imaju posao, a uz njega i studiraju. Kako je izvanrednim studentima vrlo često teško izbalansirati sve obveze i ne stignu fizički biti na svim predavanjima, prednost ovog studija je mogućnost online nastave. Studentima tako osigurava fleksibilnost u vremenu praćenja kolegija i izvršavanja zadataka u manjim grupama.
Praksa je tijekom studiranja jednako važna kao i teorija, posebice kod poslova kao što je office menadžment, pa studenti u zadnjem semestru imaju i kolegij Stručne prakse. On im omogućuje, kaže Maras, da primjene sve što su naučili na nastavi te ih priprema za potrebe tržišta rada.
- Unutar našeg Karijernog centra kontinuirano surađujemo s poslodavcima i omogućujemo povezivanje studenata i tržišta rada. Karijerni centar također organizira mnoge događaje poput Dana karijera, koji dodatno mogu pomoći studentima u profesionalnom profiliranju i direktnom umrežavanju s poslodavcima – istaknula je Maras.
Veleučilište Baltazar za studente također organizira interdisciplinarne radionice uživo i online. Tamo mogu steći dodatna znanja i vještine izvan redovitog studijskog programa, a uključeni su i u organizaciju različitih događanja na Veleučilištu.
Za one koji žele nastaviti s obrazovanjem mogu upisati diplomski studij na Veleučilištu Baltazar, a mogu izabrati neki od ponuđenih: Projektni menadžment, Komunikacijski menadžment, Menadžment javnog sektora te Financije i investicije (novi studijski program).
Sponzorirani sadržaj nastao u suradnji Native Ad Studija Hanza Medije i Veleučilišta Baltazar.