1. ANALIZIRAJTE I DEFINIRAJTE POSLOVNE PROCESE
Prvi i osnovni korak je da tvrtka napravi dobru analizu svih svojih poslovnih procesa. Odredite koji su to ključni procesi i napravite popis. Najčešće se radi o više vezanih procesa koji se nadopunjuju.
2. ODABERITE POTPISNIKE
Odlučite tko će biti ključne osobe za odobravanje, parafiranje i potpisivanje vaših poslovnih procesa.
3. PRIBAVITE DIGITALNE CERTIFIKATE
Kako biste mogli digitalizirati svoje procese i poslovanje, nužni su vam i digitalni certifikati. Uz njih ćete moći koristiti e-potpis, e-račun, vremenski žig, e-arhiv. Njih pružaju certificirani pružatelji usluga povjerenja, poput Fine.
Čitajte i: Vodič kroz ovrhe: Što poduzeti i što trebate znati u slučaju da se i vama dogodi
4. NABAVITE E-POTPIS
Više se ne morate vlastoručno potpisivati na papirnatim dokumentima. U elektroničkom poslovanju takav oblik potpisivanja sve više mijenjaju e-potpisi. Postoji više rješenja koja se mogu odabrati, ovisno o potrebama samog korisnika.
Tako postoje e-Potpisi za manje poslovne subjekte, napredni e-potpisi za IT i velike tvrtke, e-potpis u oblaku koji možete koristiti s bilo kojeg računala, smartphonea ili tableta, ali i aplikacija za izradu i provjeru e-potpisa na različitim dokumentima.
Kupljena rješenja su već usklađena sa svim potpisnim standardima, sigurna i provjerena, a njihova integracija je brža, jeftinija i lakša.
5. VREMENSKI ŽIG
Kako biste spriječili neželjene promjene na digitalnim dokumentima, korisno je radi sigurnosti primjenjivati i vremenski žig. S njim svoje podatke, račune i važne dokumente ovjeravate na duži vremenski period, a omogućava vam da uočite i bilo kakvo naknadno mijenjanje dokumenta.
Vremenski žig dokazuje izvorni oblik dokumenta u trenutku naznačenom u žigu, jamči njegovu autentičnost, ovjerava valjanost e-potpisa te pruža dodatnu sigurnost prilikom arhiviranja podataka.
Korištenjem vremenskog žiga je svaka naknadna promjena dokumenta vidljiva i lako se može otkriti.
6. SPREMITE SVOJE DOKUMENTE NA SIGURNO
Danas koristimo sve manje papira, a dokumente ispunjavamo online, šaljemo mailom i spremamo na računala. U budućnosti ćemo to činiti sve više i više, pa se preporučuje zaštititi svoje važne račune, ugovore i druge dokumente u elektroničkom obliku. To možete učiniti tako da ih spremate u svoj e-Arhiv koji će osigurati njihovu cjelovitost i autentičnost.
7. OBAVIJESTITE PARTNERE I KORISNIKE O E-POTPISIMA
Nakon što se odlučite koristiti e-potpis, potrebno je informirati poslovne partnere i korisnike o slanju i primanju tako potpisane dokumentacije.
8. RAZMIŠLJAJTE I O VALJANOSTI POTPISA DRUGIH TVRTKI
Ako već surađujete s drugim tvrtkama, koje također koriste elektronički potpisane dokumente, dobro je imati mogućnost provjere valjanosti njihova e-potpisa. To možete učiniti putem Fina validatora. Rješenja za validaciju provjeravaju potpis izrađen certifikatom bilo kojeg izdavatelja s Europske Trusted liste.
9. OLAKŠAJTE SI ŽIVOT S E-RAČUNIMA
Usluge poput e-računa doslovno spašavaju dan i poslovanje, jer nemjerljivo štede vrijeme u odnosu na prijašnji način izdavanja faktura. Preko FINA e-Računa njih možete izdavati, zaprimati i arhivirati online, a valjanost je jednaka papirnatim računima.
Na ovaj način ćete cjelokupan proces između kupca i dobavljača obavljati preko interneta, uštedjet ćete na vremenu, a ujedno se i potpuno lišiti printanja te nepotrebnog papira. Svoje e-Račune možete spremati u e-Arhiv i tako ih dodatno osigurati.
10. RAZVIJAJTE MOBILNE APLIKACIJE I RJEŠENJA
Digitalizaciju zaokružuju digitalni servisi koji su nužni za elektroničko poslovanje svake tvrtke. S obzirom na činjenicu da se poslovanje sve više bazira na korištenju mobilnih i online rješenja, razmišljajte unaprijed što sve možete prebaciti na takav način rada. Komunikaciju, potpise, račune, arhiviranja, ali i aplikacije, dobro je razvijati na digitalan, siguran i održiv način, jer to više nije naša budućnost, već sadašnjost.
Sadržaj omogućila
