Online sastanci ove su godine na velika vrata ušli u biznis svijet. Zbog pandemije koronavirusa poslovni razgovori su se morali prebaciti iz ureda u virtualne prostorije zbog čega su se brojni ljudi tek u 2020. godini pobliže upoznali s takvom vrstom komunikacije. Čak i kada cijeli ovaj kaos oko virusa napokon stane vrlo je vjerojatno da će digitalni sastanci ostati dio svjetske poslovne kulture. Kako bi ta tranzicija u virtualni svijet bila što jednostavnija, donosimo vam najkorisnije gadgete za održavanje videosastanaka u suradnji s Mikronisom.
Mobiteli i tableti
Za početak, važno je odabrati adekvatnu opremu za održavanje sastanka. Ako je komunikacija jedan na jedan i nije toliko službena, onda je za videorazgovor dovoljan i mobitel ili tablet. Svi noviji mobilni te tablet uređaji imaju izuzetno dobre kamere koje omogućuju čistu sliku te dobar zvuk. Ako vaši mobilni uređaji ne podržavaju opciju videopoziva ili njihove značajke nisu dovoljno kvalitetne, novi mobiteli te tableti mogu se pronaći u Mikronisu i to od Samsunga, Xiaomija, Motorole, Microsofta, Lenova i Huaweija.
Laptopi i računala
Kada u sastanku sudjeluje više ljudi te ako je on ozbiljnijeg tipa, onda je svakako bolje da se isti održi preko laptopa ili računala. Slika je puno veća, nudi se više mogućnosti za korištenje dostupnih alata, kao i podjelu zaslona i ujedno je puno manja mogućnost za prekidanjem veze. Naravno, funkcionalan i kvalitetan laptop, odnosno računalo je preduvjet za uspješan sastanak. Najnoviji laptopi od Lenova, HP-a, Acera i Della mogu se isto tako pronaći u Mikronisu, kao i stolna računala od istih proizvođača. Važno je pritom naglasiti da je potrebno imati i određenu aplikaciju za mogućnost uspostave videopoziva. Na sreću ima veliki izbor besplatnih aplikacija kao što su WhatsApp, Viber, Facebook Messenger, kao i Skype, Google Hangouts te Zoom, od kojih su prve tri više namijenjene za mobitel i tablet, dok su ostale bolje za laptop i računalo.
Bluetooth tipkovnica i miš
Rad od doma podrazumijeva i da ćete s vremena na vrijeme naići na smetnje od strane ukućana koje mogu nastupiti baš u trenutku kada trebate održati sastanak. Kako bi bili što više mobilni te na brzinu prebacili lokaciju s koje ćete se javiti za razgovor dobro je imati Bluetooth tipkovnicu i miš. Nisu toliko skupi, a izuzetno su praktični, pogotovo ako radite na laptopu ili tabletu, a ne na stolnom računalu jer daju dodatnu brzinu u obavljanju poslovnih zadataka.
Tripod za mobitel
Ako imate videosastanak preko mobitela, to znači da morate biti spremni držati svoj mobitel više od pola sata ili ga pak nasloniti na neki predmet kako bi se vidjelo vaše lice. Obje solucije nisu previše praktične, zbog čega je puno bolje uzeti tripod za mobitel pomoću kojega možete namjestiti visinu mobitela te ujedno imati čvrstu, stabilnu sliku koja će odati dojam profesionalnosti.
Slušalice s mikrofonom
Uz sliku, izuzetno je bitno da na online sastanku imate i dobar zvuk. Iako mobiteli te laptopi imaju u sebi ugrađene zvučnike, puno je bolje odabrati slušalice s mikrofonom prilikom razgovara. Zvuk je puno čišći i puno je manja mogućnost da se pojavi pozadinski šum koji bi mogao ometati tijek sastanka.
Logitech slušalice H570e Stereo
Web kamera
Stolna računala u pravilu nemaju na svojim monitorima ugrađene web kamere zbog čega je potrebno istu nabaviti kako bi se mogao održati online sastanak. Ponekad je bolje čak uzeti jednu i za laptop jer web kamere imaju puno bolju rezoluciju te vas samim time predstavljaju u puno boljem svijetlu pred kolegama.
Stolna lampa
Esencijalni predmet na svakom radnom stolu treba biti svjetiljka, odnosno lampa. U doba digitalnih sastanaka ona poprima novu ulogu jer nudi mogućnost puno boljeg osvjetljenja nego što to nudi dnevno svjetlo ili pak rasvjeta u stanu. Pritom je važno da svjetlost lampe usmjerite prema sebi, a ne iza sebe jer ćete tada samo pogoršati kvalitetu slike.
Bonton online sastanka: Obratite pažnju na osvjetljenje i nemojte se zaboraviti nasmiješiti
Online sastanci sa sobom nose i određena pravila ponašanja kojih se potrebno držati kako bi razgovor prošao uspješno i profesionalno. Naime, kao i komunikacija uživo i virtualni sastanci imaju svoj bonton koji je potrebno poštivati, a kako on izgleda objasnila nam je Nika Gulin, trenerica prezentacijskih vještina iz Ciceron komunikacija.
Za početak, ističe da je potrebno obratiti pažnju na pozadinu “kućnog ureda”. Bilo bi dobro pritom da je ona što čišća, dakle prazan zid ili samo slika na zidu, kako bi se minimalizirale potencijalne distrakcije koje mogu ometati sugovornike s druge strane žice. Druga važna stvar, kaže, jest dovoljna količina svjetlosti jer je zbog dojma i utjecaja izrazito važno da se lice dobro vidi.
- Ako u prostoriji nemate dovoljno prirodnog svjetla, možete pored laptopa postaviti stolnu lampu i namjestiti je kako vam odgovara. Kada je riječ o kutu snimanja, važno je malo udaljiti glavu od kamere jer su web kamere većinom širokokutne - što ste im bliže, to je distorzija veća. Zato se malo udaljite od kamere i postavite zaslon laptopa tako da su vam oči u razini s kamerom te da se u kadru vidi cijela glava do ramena. Dodatno, prilikom online sastanka poželjno je koristiti slušalice zbog minimiziranja distrakcija i zbog boljeg, čišćeg zvuka – objasnila je Gulin.
Važna uloga voditelja
Kada, pak, govorimo o odjeći, Gulin napominje kako je “business casual” svakako novo normalno.
- Zaboravite na odijela i formalnu odjeću kada iz udobnosti svog doma prisustvujete online sastanku. To ne ostavlja dojam autentičnosti. Važno je da ste čisti, uredni i pristojno odjeveni - smatra Gulin, šaleći se pritom da se te upute odnose na gornji, vidljivi dio tijela.
Nakon što smo postavili scenu, prelazimo na samu egzekuciju sastanka. Trenerica prezentacijskih vještina navodi kako sastanke uživo te sastanke online možemo usporediti s prevođenjem teksta na strani jezik. Kako kaže, kada nešto prevodimo na strani jezik, priča i svrha ostaju iste, samo priču pričamo na neki drugi način, na nekom drugom jeziku.
- Tako je i s ''prevođenjem'' sastanaka uživo u sastanke online. Zato je za online varijantu iznimno važna uloga voditelja koji moderira razgovor. S obzirom na specifičnosti komunikacijskog kanala, veoma je korisno na samom početku postaviti jasna pravila ponašanja, posebice za preuzimanje riječi i postavljanje pitanja. Pogotovo ako na sastanku prisustvuje više ljudi, važno da je da postoje pravila u koja će svi biti upućeni kako bi se izbjegli nesporazumi – napominje Gulin.
Poželjno se spojiti ranije
Neka od uobičajenih pravila su da se smanje sporedni razgovori s ukućanima ili drugim kolegama, kao i da se uspostavi raspored izlaganja, kako bi se izbjegla nedoumica kad će netko izlagati. Pritom nije na odmet da se ponekad koristi opcija isključivanja zvuka, posebno za veće grupe gdje pozadinski šum može biti jako ometajući. Nadalje, potrebno je uspostaviti dnevni red te ga poslati sudionicima prije razgovora jer on pomaže ljudima da ostanu na određenoj temi i slijede vrijeme te ujedno pruža osobi koja vodi sastanak da lakše navigira tko će sljedeći dobiti pravo na riječ. Isto tako je izuzetno bitno da se na virtualni sastanak dođe 10 do 15 minuta ranije kako bi se provjerila funkcionalnost uređaja i aplikacija. Izuzetno bi bilo neozbiljno da razgovor krene, a vama mikrofon ne radi. Također, provjerite imate li instalirani Microsoft Office u slučaju da na sastanku morate otvoriti određene dokumente. Ako nemate, potrebni softver možete nabaviti u Mikronisu koji nudi različite pakete Microsoft Office programa.
Za kraj ćemo se još osvrnuti na govor tijelu kod online sastanaka. Gulin ističe da je on puno manje vidljiv u odnosu na konverzaciju uživo, no da postoji nekoliko važnih elemenata na koje se mora pripaziti. Najvažniji je, kaže, izraz lica, odnosno mimika.
- Kao i uvijek u komunikaciji, dobro je da lice komunicira otvorenost i zato bi bilo dobro da ste nasmiješeni. Iako virtualno nema 100 posto pravog kontakta očima, poželjno je gledati prema zaslonu laptopa kako biste sudionicima dali do znanja da ste otvoreni za razgovor. Za kraj, ali ne i manje važno, vodite računa o glasu i dikciji. Govorite jasno, razgovijetno i nešto sporije nego što biste uživo. Zapamtite, najbolji dojam ostavljamo kada smo autentični. Zato, istaknite svoje jake strane i budite svoji – zaključuje Gulin.
Sadržaj je nastao u suradnji Native Ad Studija Hanza Medije i Mikronisa