Pandemija koronavirusa uvelike je promijenila način poslovanja mnogih tvrtki. Rad od doma postao je svakodnevica, a brojni poslovi i zadaci koji su prije zahtijevali fizičku prisutnost prebačeni su u digitalnu sferu. Jedan od segmenata koji je isto tako podvrgnut toj transformaciji jest i potpisivanje dokumenata. Obračun putnih troškova, sklapanje ugovora, ishođenje lokacijskih dozvola, sve su to redom procesi koje je prije bilo potrebno zaključiti fizičkim potpisom, što više nije tako jednostavan zadatak u doba „novog normalnog“. Upravo zato je taj postupak podvrgnut digitalizaciji, čime je ručni potpis ustupio mjesto digitalnom, odnosno elektroničkom potpisu.
Postoji niz razloga zašto je to dobra stvar - ne mora se trošiti tako puno papira čime se izravno pomaže očuvanju okoliša, a smanjuje se i vrijeme te postupak slanja i pohrane dokumenata. Ipak, potrebno je pripremiti određene uvjete kako bi firma mogla prijeći na digitalni način potpisivanja. Taj proces na prvu može izgledati komplicirano jer se otvaraju određena pitanja koja si poduzetnici prošlih godina nisu morali postavljati. Primjerice, što je digitalni certifikat, gdje se može nabaviti, kako se izrađuje? No, postoji rješenje putem kojega je moguće dobiti sve odgovore. Riječ je o Secure Sign digitalnom potpisu, platformi koju je razvila tvrtka Asseco SEE. Cilj tog rješenja je pritom jednostavan – olakšati tranziciju s fizičkog na digitalni potpis, a o čemu je točno riječ, objasnio nam je Hrvoje Bek, produkt menadžer za Secure Sign u Asseco SEE Hrvatska.
- Ukratko, Secure Sign je rješenje koje omogućuje zainteresiranim stranama da na jednostavan i pristupačan način definiraju potpisnike za dokument, da potpisnici dobiju mail notifikaciju o obvezi potpisivanja te da koriste bilo koji od dostupnih digitalnih certifikata za sam potpis dokumenta – navodi Bek.
Pomoći pri tranziciji
U praksi to izgleda otprilike ovako. U sklopu Asseco Secure Sign rješenja, administrator pošalje dokument i korištenjem vizualnog alata se na dokumentu definiraju potpisna polja, odrede potpisnici te se dokument šalje na potpisivanje. Kada se dokument pusti u opticaj, svi potpisnici primaju e-mail notifikaciju s linkom na portal te u samo nekoliko koraka dokument je potpisan. Važno je još naglasiti da se osim potpisivanja digitalnih certifikata omogućuje i parafiranje dokumenata, a po završetku obrade dokumenta moguće je preuzeti te ga preusmjeriti dalje na pohranu. Još jedan veliki plus jest da se Asseco Secure Sign rješenju može pristupiti s bilo kojeg uređaja.
Ipak, prije nego što se može pristupiti digitalnom potpisivanju ugovora potrebno je ispuniti određene uvjete. Jedan od ključnih jest postojanje digitalnog certifikata, potvrde koja predstavlja elektronički identitet u elektroničkim transakcijama te omogućava sigurnu i povjerljivu komunikaciju internetom. Sukladno eIDAS regulativi te hrvatskom zakonu spomenute certifikate moguće je zatražiti od strane kvalificiranih pružatelja usluga. Kako bi se ti uvjeti lakše ispunili, Asseco nudi tvrtkama svoje stručnjake na raspolaganje da im pomognu odgovoriti na sve moguće nedoumice vezana uz prelazak na digitalni način potpisivanja, kao i pomoć u rješavanju formalnopravnih preduvjeta prilikom izrade zahtjeva za kvalificirani certifikat.
Primjenjivost u brojnim industrijama
Što se tiče same primjene, postoji niz sektora u kojima digitalni potpis izuzetno olakšava poslovanje. Od javnih poduzeća gdje na dnevnoj bazi kolaju deseci dopisa između tijela državne uprave, preko industrija telekomunikacija gdje je potrebno sakupiti brojne dozvole kako bi se moglo pristupiti izgradnji mreže, pa sve do banaka koje na dnevnoj bazi prolaze kroz niz administrativnih procesa potpisivanja papirologije za odobrenje kredita i ostalih bankarskih usluga.
- Sve gore navedeno bilo je obilježeno istim nazivnikom - papir i kemijska na stolu. To pak nimalo ne znači da ne može biti bolje, pametnije i jednostavnije. Zamislite slučaj da je sudionike u gore navedenim scenarijima dočekala notifikacija s linkom u inboksu umjesto papira i olovke na stolu – slikovito će Bek koji ujedno ističe da je moderna tehnologija prvenstveno promijenila tradicionalni koncept obavljanja posla.
Upravo zato navodi da tradicionalni pristup potpisu dokumenta koči efikasnost cjelokupnog poslovanja te predviđa da će u bliskoj budućnosti digitalni potpis postati norma, a ne inovacija kako je sad djelomično percipiraju. Kao glavne pokretače te transformacije navodi pritisak end-2-end digitalizacije procesa, znatno veću zastupljenost online interakcije te, naravno, pandemiju virusa Covid-19 koja diktira rad na daljinu.